Administración del Tiempo en nuestra vida.

Por Milton Clark Muñoz Santivañez

Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que nohas usado, ¿que harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda.

Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.

Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo.

La administración del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.

Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito.

En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás. 

La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevándonos a la extinción de la vida.

La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te corresponde a ti. 

Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.

Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico. 

El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo.

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. 

En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo. 

En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. 

Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.

Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.

Administración de Tiempo en una Organización

En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan. 

Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:

Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
• Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
• Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
• Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
• Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
• Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.
• Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
• Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.
• Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
• Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
• Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
• Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
• Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y la contribución que realicen a sus organizaciones.