Si usted es un emprendedor, seguro el término "trabajo de oficina" no es parte de su vocabulario.Lo más probable es que usted esté constantemente moviéndose, atendiendo clientes, reuniéndose con proveedores y vigilando a su competencia. Si usa un teléfono inteligente, una tableta o una laptop (o los tres), quiere poder hacer su trabajo donde sea que vaya, desde almacenar datos y elaborar la nómina de sus empleados hasta aceptar pagos con tarjeta de crédito.
La buena noticia es que hoy hay aplicaciones de software para prácticamente todo eso. Cada vez más, los desarrolladores de aplicaciones diseñan programas móviles para los propietarios de pequeñas empresas, un reconocimiento de que los negocios modernos se conducen en movimiento, señala Ramon Ray, editor de Smallbiztechnology.com, un sitio web sobre tecnología.
A continuación, cuatro herramientas de tecnología móvil que pueden hacer la vida más fácil a los emprendedores.
1. Conservar las facturas
Guardar y organizar facturas — ya sean impresas o digitales— puede ser un fastidio. Ahora, servicios en Internet como Shoeboxed, Expensify, ExpenseCloud y ScanDrop le dejan almacenar y organizar en línea datos sobre facturas. Sólo necesita un aparato móvil con acceso a Internet y cámara.
En general, funciona así: toma fotografías de los recibos impresos y los envía por correo electrónico al proveedor del almacenamiento o simplemente los manda por e-mail si ya están en formato digital.
Las tarifas por el servicio varían. Por ejemplo, Shoeboxed cobra entre US$9.95 al mes para almacenar hasta 50 facturas y US$49.95 mensuales por hasta 500 recibos. Esos precios incluyen la transferencia de los datos a informes de gastos u otros.
ExpenseCloud no cobra el almacenamiento. Pero los usuarios pueden integrar sus datos en software de contabilidad como QuickBooks o NetSuite por entre US$3.99 y US$10 mensuales, dependiendo del número de usuarios con acceso.
2. Acceder, compartir y almacenar datos
Ya debe haber escuchado de la "computación en nube", la práctica de acceder a datos y compartirlos con cualquier aparato que tenga acceso a Internet. Con esta tecnología no necesita estar atado a su computadora o servidor, ni preocuparse por la pérdida de su información digital si su oficina sufre daños o robos.
Una serie de compañías dan estos servicios, incluyendo Microsoft Corp. y Amazon Inc., así como firmas pequeñas como Rackspace Hosting Inc. El alcance de sus ofertas varía al igual que su precio.
Por ejemplo, la versión para pequeños negocios de Microsoft Office 365 incluye 10 gigabytes de espacio compartido de almacenamiento, 500 megabytes de espacio individual y buzones de correos de 25 gigabytes por US$6 por usuario por mes.
3. Nóminas digitales
Puede pagar a sus empleados a través de Internet desde su teléfono móvil con aplicaciones gratis de empresas que elaboran nóminas como Intuit, SurePayroll, ADP Inc. y Payrollguru.
Los servicios de aplicaciones funcionan muy parecido a como lo hacen sus versiones "de escritorio". La mayoría le permite revisar y aprobar pagos, manejar depósitos directos, calcular impuestos, confirmar si se han retirado fondos y más. Algunos tienen características especiales, como la opción de ver las fotos de los empleados.
Los precios —usted debe ser un cliente de la empresa para usar las aplicaciones— usualmente dependen de cuántos empleados tenga y la frecuencia con que les paga. Por ejemplo, si una empresa tiene cinco empleados a los que se les paga bimensual, los servicios de SurePayroll costarían US$40 por nómina.
4. Pagos con tarjeta
Cuando hace una venta, ahora puede aceptar pagos con tarjetas de crédito desde su teléfono inteligente. Con servicios como Square y GoPayment de Intuit, agregue gratis lectores de tarjetas a su teléfono que le permiten aceptar pagos con las principales emisoras, como Mastercard y Visa. Los aparatos son compatibles con aplicaciones gratis de teléfonos inteligentes que automáticamente envían recibos a los consumidores vía e-mail. Cada servicio cobra una comisión por transacción: 2,75% en el caso de Square y 2,7% en el de GoPayment. Con GoPayment, también puede pagar una tarifa mensual de US$12.95 al mes para fijar una tarifa por transacción de 1,7%.
También puede utilizar los servicios descritos sin los lectores de tarjetas, ingresando manualmente la información de las tarjetas de crédito, pero las comisiones de transacción son más altas. Otra opción es utilizar un servicio web como Paypal.com o su aplicación gratis para teléfonos inteligentes. Por cada transacción, PayPal le cobra a los comerciantes 30 centavos, más una cuota que va de 1,9% a 2,9% por cobro, dependiendo el número de pagos recibidos por mes.
