Cómo manejar la infinita lista de tareas de un emprendedor

Por Mike Michalowicz

¿Es su lista de quehaceres tan larga como para empapelar su oficina?

Si es como muchos emprendedores, tendrá una larga lista de cosas por hacer que nunca parece ser manejable, no importa cuantas horas trabaje. Pero hay una razón por la que no está tachando los asuntos resueltos o maximizando los resultados cuando lo hace. Probablemente ha organizado su lista de tareas según su fecha límite y está lidiando primero con los asuntos más urgentes. Una mejor, y más inteligente, estrategia es priorizar la lista con lo más importante.

Como tal, sólo hay dos tipos de tareas que realmente deberían importar a un emprendedor. La primera puede ser descrita ampliamente como "lo que haga dinero en el futuro cercano", como escribir propuestas, devolver llamadas con perspectivas, y llamar a su empresa de tarjetas de crédito para negociar una mejor tasa de interés. La segunda es "lo que haga felices a los clientes".

La gente se siente obligada a terminar tareas sólo porque están incluidas en la lista, especialmente cuando se avecina una fecha límite. Pero ¿qué bien hace tachar un punto en la lista de quehaceres si no le hace ganar dinero o entusiasma a sus clientes?

El flujo consistente de efectivo es la vida de su negocio. Si puede hacer dinero en los próximos 30 días tachando un tema en su lista, entonces conviértalo en una prioridad. Lo mismo aplica a cualquier tarea que consiga clientes felices que recompensarlo al usar de nuevo sus servicios o hablando maravillas de usted a clientes potenciales. ¿Todo lo demás?. No importa tanto.

A continuación algunos consejos para convertir su lista de tareas por hacer en una productiva máquina de hacer dinero:

1. Mantenga la lista de tareas en papel. Por mucho que le guste su elegante software de productividad, mantener su lista en un computador puede causar que se vaya por la tangente o se distraiga con los códigos de color o tareas de agrupación. Y aún más importante, todos los programas que yo he utilizado enfatizan las fechas de entrega y los porcentajes que se han completado, lo cual no es nuestro objetivo. Así que saque su libreta y comience a anotar.

2. Cree dos columnas: una llamada "TIPO" y otra "TAREA". En la columna de "tarea" escriba todo lo que necesita hacer.

3. En la columna de "tipo", escriba un signo de dinero ($) junto a cada tarea que, cuando esté completada, seguramente le reportará dinero en los próximos 30 días. Luego, ponga una cara feliz al lado de las cosas que cuando se completen harán felices a sus clientes. Ahora, ya tiene un corto listado de los asuntos realmente importantes, una lista que puede manejar y que tiene un impacto positivo e inmediato en su negocio.

4. Comience por resolviendo puntos de la lista con signos de dólar y caritas sonrientes. Cuando se sumerja en un nuevo quehacer, résaltelo con marcador. De esta forma, si se distrae con el teléfono, el correo electrónico, o sus 537 amigos de Facebook, puede encarrilarse de nuevo instantáneamente al ir al punto subrayado. Cuando complete una tarea, táchela de su lista y pase al siguiente signo de dólar o cara sonriente.

5. A medida que avanza su jornada, aparecerán nuevas tareas. Escríbalas tan pronto como le vengan a la mente para que pueda regresar a la tarea que le ocupa sin preocuparse de tener que recordar pensamientos fugaces, o despistarse contemplando cómo completar una tarea. Al final del día, revise la lista de cosas por hacer y si corresponde añade un signo de dólar o carita sonriente.

Este sencillo método es la estrategia de productividad más efectiva que alguna vez haya seguido. En efecto, mejora mi negocio de forma consistente porque genero dinero y hace felices a mis clientes. Y, ¿si circula el dinero y los clientes son felices, a quién le importa si nunca encuentro tiempo para las otras tareas?.

Este año, tome una determinación: nunca sacrifique lo que es importante a favor de lo que es urgente.

Mike Michalowicz es el autor de "The Toilet Paper Entrepreneur." (algo como "el emprendedor del papel higiénico). Es un defensor de la filosofía de negocios del mismo nombre, la cual cree que los grandes éxitos empresariales provienen de emprendedores con pocos recursos y sin experiencia.